Synchronisation de vos dossiers

Installer l'agent de synchronisation

La technologie de la synchronisation bidirectionnelle permet de modifier un dossier cloud automatiquement à partir de son poste en local et vice-versa. La synchronisation des dossiers se lance toutes les 30 secondes.

4 actions sont possibles par l'agent de synchronisation :

Création,

Modification,

Déplacement/renommage,

Suppression.

Cette technologie nécessite une connexion Internet et l’installation sur votre poste utilisateur du client lourd de votre solution, appelé "agent de synchronisation".

Pour "activer" un agent de synchronisation, qui se serait arrêté pour différentes raisons (maintenance de votre poste par un prestataire externe, une coupure importante du réseau entrainant un scratch de la solution, etc...), vous devez taper dans Windows "Sync&Sgare (nom de votre solution), et cliquer sur l'apps, elle se relancera et les synchronisations se relanceront. Pour "relancer" un agent, il apparaît dans vos services, en bas à droite, mais le mode avancé n'est pas accessible par exemple, il est grisé, merci de cliquer sur "quitter" et appliquer le processus ci-dessus.

Lors de la création de votre compte, le logiciel vous a proposé l'installation de votre agent de synchronisation. Si vous ne l'aviez pas fait, il n'est pas trop tard merci de suivre la démarche :


1 Allez sur la page web de votre solution.

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2 Cliquez sur l'icône de votre profil en haut à droit de la page.

3 Cliquez sur "logiciel et Apps".

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4 Chosissez votre système d'exploitation.

Trois types d'agent de synchronisation sont disponibles afin de permettre d’installer l’agent sur trois des systèmes d’exploitation les plus répandus sur le marché : Windows, MacOS, Linux (ce dernier, uniquement sous demande spécifique auprès de votre administrateur)

Support

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Une fois le logiciel téléchargé, il vous suffit de l’executer ( "lancer le programme" ) et un assistant vous guidera au travers du processus de d’installation.

Vous devez avoir la dernière version de Java sur votre poste informatique.

Pour installer Java

Accéder à son dossier de synchronisation par défaut : MyBoxDrive

A la création de votre compte utilisateur Sync&Share, un dossier cloud par défaut apparaît dans votre interface web, il se nomme MyBoxDrive (pour illustrer cet aide en ligne). A l’installation de l’agent de votre solution sur votre poste informatique, ce dossier "par défaut" est synchronisé sur votre ordinateur, en bidirectionnel, il se nomme MyBoxDrive.
Il se trouve dans C:/utilisateur/prenom.nom/MyBoxDrive Vous pouvez le faire glisser dans vos "favoris" Windows afin qu'il soit plus rapidement accessible.

MyBoxDrive, ne peut être ni renommé, ni supprimé, ni modifié. Les documents ajoutés, modifiés où supprimés dans ce dossier sur votre poste en local le seront automatiquement aussi dans le cloud, et vis versa.

A l'usage, nous recommandons ce dossier pour un usage "personnel", ne pas partager avec d'autres collaborateurs son contenu. Par exemple, vous recevez un fichier lourd d'un partenaire externe via un logiciel tiers, vous l'enregistrez dans ce dossier afin qu'il soit accessible rapidement dans le cloud. Plus tard, vous déciderez de le ranger autre part dans votre arborescence de bureau.

Pour partager des dossiers avec des collègues, nous recommandons la création d'une nouvelle synchro. De cette manière, vous accédez plus rapidement à ce dossier dans votre interface web car il s'agit d'un dossier parent aussi, cela maintient votre arborescence bureau avec laquelle vous avez l'habitude de travailler.

Création d'une synchronisation


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Crée une nouvelle synchronisation

Vous souhaitez synchroniser un dossier de votre poste en local vers le cloud. Ainsi, toutes modifications en local seront réalisées aussi dans le cloud et vis-versa (principe de la synchronisation bi-directionnelle).

Avec Windows uniquement, vous pouvez sélectionner le dossier choisi, clic droit, "Sync&Share", "synchroniser" Ensuite, le logiciel vous propose de :

  1. Soit de déplacer le dossier dans votre Box (MyBoxDrive),
  2. Soit de créer un nouveau dossier de synchronisation (recommandé).

Avec Windows et Mac, voici la démarche à suivre :

1 Aller dans le mode avancé de votre solution :

Pour aller dans le mode avancé

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2 Cliquez sur l'icone :

"CLIQUEZ ICI POUR CHOISIR SUR VOTRE ORDINATEUR UN DOSSIER À SYNCHRONISER SUR LE CLOUD"

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3 Pour finir vous avez juste as choisir le fichier que vous voulez synchroniser avec le cloud :

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Synchroniser un dossier directement au cloud

Si la solution met à votre disposition un espace synchronisé par défaut, vous avez également la possibilité de synchroniser manuellement n’importe quel dossier de votre poste informatique afin de rendre son contenu accessible depuis internet.

L’option de synchronisation d’un dossier est disponible dans le menu contextuel au clic droit sur le dossier que vous souhaitez synchroniser.

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A la sélection de l’option de synchronisation, une fenêtre de paramétrage des options de synchronisation apparaît vous proposant deux options :

⦁ Déplacer un fichier dans MyBoxDrive : le dossier sélectionné sera déplacé dans le dossier MyBoxDrive afin d’être synchronisé, il sera donc également visible sur internet dans l’interface web de votre solution dans le dossier MyBoxDrive.

⦁ Créer une nouvelle synchronisation : le dossier sélectionné ne sera pas déplacé et il sera synchronisé afin d’être visible sur internet dans l’interface web de votre solution . Cette option vous permet de ne pas modifier l’emplacement de votre dossier et de conserver votre organisation documentaire intacte.

Si vous voulez voir une aide plus détaillé Cliqué ici.

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Nous conseillons vivement le second choix qui se défini comme suit : "Me demander de valider ou non la synchronisation à chaque partage".

Vous pourrez à tout moment synchroniser le dossier sur votre poste informatique via l'onglet "dossier" de votre agent, rectangle bleu (cf. Paramétrer les synchronisations de dossiers).

Synchroniser un dossier depuis le cloud vers le poste en local

Lorsque vous recevez un partage, votre logiciel vous demande si vous souhaitez le synchroniser (cf "politique de partage"). Vous pouvez refuser et le synchroniser plus tard. Aussi, si vous créez un dossier dans le cloud, vous même, et vous souhaitez ensuite synchroniser ce dossier sur votre poste en local, c'est possible.

Voici la démarche à suivre :

1 Allez dans le mode avancé :

Pour aller dans le mode avancé

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2 Cliquez sur l'cône :

"CLIQUEZ ICI POUR CHOISIR UN DOSSIER SUR LE CLOUD À SYNCHRONISER SUR VOTRE ORDINATEUR":

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3 Choissiez le dossier cloud que vous voulez synchroniser sur votre poste :

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4 Ensuite choisiez dans quel répertoire vous souhaitez l'enregistrer :

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5 On vous demendera une confirmation pour la création de ce dossier de synchro :

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6 pour finir vous pouvez choisir le sens de synchronisation pour ce dossier :

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Nous vous conseillons le choix "Bidirectionnel", de cette manière, peu importe là où il est modifié (local ou cloud) les versions seront mises à jour.

Bidirectionnel : La synchronisation se fait des deux cotés c'est-à-dire que si le document est modifié sur le poste il sera modifié sur le cloud et vice-versa.

Montant : La synchronisation se fait seulement du Poste vers le cloud et non vice-versa.

Descendant : La synchronisation se fait seulement du cloud vers le Poste et non vice-versa.

Désactivé : La synchronisation sera stoppée , vous pourrez plus tard la réactiver.

Synchroniser des dossiers reçus en partage

Lorsque vous recevez votre premier partage, l’agent vous demande de paramétrer votre « politique de synchronisation » Au sein du mode avancé, l’onglet Préférences vous permet de changer ce paramétrage.

Pour aller dans le mode avancé

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Nous conseillons vivement le second choix qui se définit comme suit :

Me demander de valider ou non la synchronisation à chaque partage.

Vous pourrez à tout moment synchroniser le dossier sur votre poste informatique au travers de l’interface de gestion des synchronisations.

Modifier ses Synchronisations

Il est possible qu'au fil de l'usage de la solution, vous ayez besoin de changer le sens de vos synchronisations.

Voici les étapes à suivre :

1 vous devez tous simplement aller dans le mode avancé :

Pour aller dans le mode avancé .

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2 Sélectionner le dossier en cliquant sur l'icône "Menu d'actions" :

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3 Un pop-up va apparaitre et vous devrez sélectionner "Changer le sens" :

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4 Vous pouvez maintenant choisir votre nouveaux choix de sense de synchro n'oubliez pas de valider :

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Rappel :

Bidirectionnel : La synchronisation se fait des deux cotés c'est-à-dire que si le document est modifié sur le Pc il sera modifié sur le cloud et vice-versa.

Montant : La synchronisation se fait seulement du Pc au cloud et non vice-versa.

Descendant : La synchronisation se fait seulement du cloud au Pc et non vice-versa.

Désactivé : La synchronisation ne sera jamais faite.

Suprimer ses Synchronisations

Il est possible qu'au fil de l'usage de la solution vous ayez besoin de supprimer une synchronisation. Par exemple, vous avez synchronisé un dossier reçu en partage et finalement, vous préférez le garder uniquement dans le cloud car il prend trop de place sur votre poste utilisateur. Il faudra donc supprimer la synchro pui supprimer le dossier en local. Autre cas d'usage, vous recevez un partage en lecture seule, vous le synchronisez automatiquement (et obligatoirement) en descendant. Votre collègue, propriétaire du dossier décide de vous donner des droits de modifications sur ce partage. Il faudra donc supprimer la synchro et attendre sa modification côté web avant de reseynhroniser le dossier au même endroit via le rectangle bleu. Vous aurez donc une synchro "bidirectionnelle" sur ce dossier.

Voici les étapes à suivre :

1 vous devez aller dans le "mode avancé"

Pour aller dans le mode avancé

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2 Sélectionnez le dossier en cliquant sur l'icône "Menu d'actions" (petit bouton gris).

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3 Une fenètre va apparaitre et vous devrez sélectionner ""Supprimer la synchronisation""

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4 Vous pouvez maintenant confirmer votre choix de supprimer cette synchronisation.

NB: une suppression de synchro ne supprime pas le dossier ni dans le cloud, ni sur le poste. Il faut réaliser cette action à postériori si vous le désirez. la suppression de synchro est uniquement la suppression du "tuyau" entre le poste et le cloud.

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Consulter ses synchronisations

Pour consulter ses synchronisations, voir si tous les fichiers d'une nouvelle synchro sont bien dans le cloud par exemple; ou si un fichier important a bien été modifié récemment par votre collègue...

Voici les étapes à suivre :

1 Vous devez aller dans le mode avancé.

Pour aller dans le mode avancé

2 Cliquez sur l'onglet "activité".

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Cette onglet vous montre le statut des synchronisation en cours avec votre solution.

Dans la colonne de gauche, vous aurez aussi accès :

-Les tâches réalisées,

-Les tâches en cours (un gros fichiers en cours d'upload par exemple),

-Les dernières erreurs (elles seront dans la majorité réglée à la prochaine passe de la synchro),

-Les conflits s'il y en a. (Aide pour la Gestion des conflits)